La pandemia da Covid-19 ha ufficialmente sdoganato la pratica del lavoro flessibile da casa. Tra chi promuove questa pratica sottolineandone i benefici per i lavoratori, oltre che a quelli ambientali e chi resta ancora scettico, alcuni vantaggi dello smart working o, nel caso di studenti, l’home schooling, sono innegabili. Evitare spostamenti lunghi e macchinosi nelle città e gestire al meglio il tempo lavoro-vita privata, sono solo alcuni dei benefici di poter lavorare comodamente da casa. Ma gli esperti hanno evidenziato che lavorare da casa espone la persona ad una maggiore probabilità di inefficienza e disorganizzazione. Secondo alcuni studi recenti, uno spazio di lavoro disordinato e non organizzato fa perdere dal 20% al 40% del tempo. È per questo che, d’altra parte, si è vista una crescente richiesta di gadget per l’ufficio per supportare al meglio l’organizzazione del lavoro quando si è a casa. Nonostante lo sviluppo del digitale e di app tecnologiche in grado di pianificare, ricordare, organizzare come Trello, Google Calendar o Evernote, sono sempre di più i lavoratori o gli studenti che prediligono strumenti di cancelleria tradizionale. Tra i più desiderati ci sono i post-it colorati, le agende settimanali divise per giorno e anche i calendari olandesi che tornano ad essere un oggetto utile e cool. Lo smart working ha anche visto il grande ritorno della lavagnetta, in ardesia o magnetica: una utility molto richiesta soprattutto da chi ha bisogno di visualizzare un planning a lungo termine. In generale, quindi, si è assistito ad un ritorno alla carta stampata e agli strumenti che sembravano ormai essere caduti in disuso. Questo perché secondo alcuni scienziati, aiutano a visualizzare immediatamente le informazioni senza la necessità di aprire un dispositivo elettronico. Inoltre, è stato provato che la scrittura manuale aiuta a memorizzare più facilmente le informazioni; quindi, ad avere ben sotto controllo una mole non indifferente di dati che un normale lavoratore deve gestire ogni giorno. Ma se da un lato l’efficienza è migliorabile attraverso l’utilizzo di gadget e cancelleria tradizionale, dall’altro non vanno sottovalutati anche alcuni aspetti che riguardano lo spazio circostante in cui si lavora o si studia. Avere uno spazio dedicato e ordinato assume un ruolo cruciale. Creare una zona specifica per lavorare e studiare contribuisce a creare una separazione mentale tra vita privata e professionale, permettendo così di concentrarsi meglio sulle attività che devono essere svolte. Questo spazio può essere un’intera stanza o anche solo un angolo della casa, l’importante è che sia ben organizzato e dotato degli arredi necessari, come una scrivania ergonomica, una sedia comoda, una buona illuminazione e una connessione internet stabile. Un’evidenza apparentemente banale ma molto utile è quella di mantenere l’ordine degli spazi di lavoro. In merito, può essere utile utilizzare contenitori, scaffali o cassettiere per riporre materiali e documenti, in modo da avere tutto a portata di mano senza creare confusione. Infine, per evitare distrazioni, è necessario scegliere un luogo tranquillo e silenzioso, lontano da possibili elementi di distrazione come la televisione o il frigorifero. Così come allo stesso tempo è consigliabile personalizzare lo spazio con elementi che favoriscano la concentrazione, come piante, foto o quadri.
