Come scrivere una lettera di presentazione da inviare tramite email? Il Curriculum vitae e la relativa lettera di accompagnamento non si mandano più solo tramite posta tradizionale. Oggi le aziende richiedono principalmente l’invio del CV tramite posta elettronica, quindi la lettera di presentazione deve essere adeguata ai nuovi mezzi di comunicazione.
Ecco dieci consigli preziosi per scrivere una lettera di presentazione via email chiara ed efficace.
1. UTILIZZATE UN INDIRIZZO EMAIL PROFESSIONALE
Inviate l’email da un indirizzo credibile, che comunichi professionalità, composto preferibilmente dal vostro nome e cognome (es. mario.rossi@.. ). Non utilizzate indirizzi con nomignoli e soprannomi poco presentabili oppure email del vostro lavoro attuale, o, peggio ancora, indirizzi di posta elettronica non vostri, anche di vostri genitori, fratelli, partner, amici.
2. NON ALLEGATE LA LETTERA DI PRESENTAZIONE
La mail è essa stessa la lettera di presentazione. In pratica la lettera di presentazione costituirà il corpo dell’email, quindi non deve essere ripetuta all’interno del Cv allegato. Per evitare errori potete scriverla prima in un documento Word, o nel formato che preferite, per poi copiarla e incollarla nel testo della mail.
3. INDIRIZZATE LA MAIL AL GIUSTO DESTINATARIO
A chi indirizzare la mail? Se avete l’email diretta di un selezionatore o del responsabile del personale indirizzatela direttamente a loro, introducendo il testo con “Gent.ma Dott.ssa / Egr. Dott.” + nome e cognome. Se invece disponete di una mail generica (ad esempio: info@… ) è importante precisare il destinatario o l’ufficio di destinazione dell’email (esempio: “Alla cortese attenzione del Responsabile Risorse Umane / Ufficio del personale”).
Contattare direttamente chi si occupa del recruiting è la soluzione migliore, perché vi permetterà di entrare subito in contatto con chi ha il compito di selezionare i Cv. Se il nome e il recapito di posta elettronica dei responsabili del personale o dei selezionatori non vengono direttamente forniti dall’annuncio di lavoro, potete facilmente trovarli sul sito web aziendale o tramite una ricerca su LinkedIn. Se non riuscite a trovare l’email diretta del selezionatore provate a reperire la mail dell’ufficio HR (es. risorseumane@..) oppure quella predisposta per l’invio dei curricula.
4. NON DIMENTICATE MAI L’OGGETTO DELLA MAIL
E’ fondamentale specificare l’oggetto della mail, che può essere il riferimento all’annuncio di lavoro (Rif. Selezione per Addetto Vendita) oppure un’autocandidatura (Candidatura per…). Potete anche indicare, nell’oggetto stesso, la persona di riferimento alla quale intendete rivolgervi, ad esempio utilizzando la formula “Alla c. a. del Responsabile del Personale”, per incentivare l’apertura dell’email o per sottolineare il destinatario nel caso di invio ad un indirizzo generico. Precisare l’oggetto della mail è molto importante, poiché evita che l’email passi inosservata o che finisca nello spam rischiando di non essere mai letta.
5. ORGANIZZATE BENE I CONTENUTI
Cosa scrivere nella lettera di presentazione? Chiedetevi prima di tutto quali sono i vostri punti di forza rispetto al ruolo per cui vi candidate e cosa volete comunicare all’azienda. Fatto ciò, vi consigliamo di suddividere il testo in tre brevi paragrafi, rispettivamente dedicati a:
1. chi siete e cosa fate;
2. cosa sapete fare e perché vi proponete all’azienda;
3. disponibilità e saluti.
Potete esordire indicando il vostro nome, cognome ed età, specificando il vostro ruolo professionale; ad esempio “Mi chiamo …, ho … anni e lavoro da 4 anni come Project manager per l’azienda…”.
Proseguite poi con una brevissima descrizione delle vostre mansioni e competenze che evidenzi il motivo per il quale potreste essere il candidato giusto. Non serve scrivere un elenco delle esperienze o delle capacità, perché sono contenuti già presenti nel Curriculum Vitae. Ricordate sempre che la lettera di presentazione deve riuscire con poche frasi a far capire al vostro interlocutore che potreste essere il candidato ideale ed incentivare la consultazione del vostro Cv che troverà in allegato.
Indicate poi i vostri obiettivi professionali e il motivo per cui vorreste lavorare con l’azienda in questione. Se la posizione per la quale vi state candidando è perfettamente in linea con le vostre precedenti esperienze e le vostre competenze dovete dirlo ed evidenziarlo anche in grassetto. Potete specificare che vi state candidando perché vedete la possibilità di accrescere la vostra professionalità e pensate di poter dare un contributo utile all’azienda stessa. Se invece si tratta di una posizione per la quale non possedete proprio tutte le competenze richieste, mettete in luce le vostre capacità che possono risultare utili per il ruolo, la motivazione che vi spinge a proporvi per quel particolare ruolo pur non avendo tutte le skills necessarie, il desiderio di imparare / crescere professionalmente e la voglia ad apprendere.
Infine, la frase di chiusura deve trasmettere disponibilità, entusiasmo e positività. Ringraziate dell’attenzione e scrivete che siete disponibili per un colloquio conoscitivo. Ricordate che dovete scrivere una mail breve. Un’email di presentazione dovrebbe essere piuttosto sintetica, l’ideale sarebbe non andare oltre le 400 parole circa (20 righe massimo) e vi consigliamo di utilizzare la forma discorsiva, evitando gli elenchi.
6. UTILIZZATE VERBI IN FORMA ATTIVA
E’ sempre preferibile l’utilizzo di un linguaggio che dia un’impronta dinamica al testo e per ottenere questo effetto potete usare i verbi in forma attiva, evitando le forme passive che, del resto, appesantirebbero il testo. Utilizzate questa forma soprattutto quando intendete sottolineare traguardi professionali o scolastici raggiunti (ovviamente indicateli solo se sono particolarmente significativi per la posizione per la quale vi candidate), o particolari contributi alla crescita aziendale, come ad esempio aumenti di fatturato o del numero di clienti e simili in corrispondenza del vostro periodo di impiego.
7. CURATE L’IMPOSTAZIONE GRAFICA E IL LINGUAGGIO
Scrivete utilizzando un font (carattere) semplice e facilmente leggibile, come Arial, o Trebuchet MS ad esempio, che risulta professionale ma anche con caratteri “ariosi”, perciò più facilmente leggibile. Il testo deve essere chiaro e scorrevole, quindi separate i vari paragrafi con uno spazio bianco in modo da agevolare la lettura. Utilizzate il grassetto per evidenziare le parole più importanti. Da evitare il “Lei”, “Le”, “Vi” con iniziale maiuscola, perché è una formula che non si usa nelle email.
Non utilizzate Emoticon, siate sempre professionali. Da escludere anche fondini fantasiosi con gattini, alberi, fiori, scritte motivazionali, citazioni o pubblicità. Prima di inviare la mail dovete rileggerla. Controllate di aver scritto in modo corretto il nome del destinatario, verificate che non ci siano errori ortografici, grammaticali o di battitura.
8. NON DIMENTICATE IL CV IN ALLEGATO
Sembra una banalità ma capita più spesso di quanto possiate immaginare: non dimenticate mai di allegare il curriculum vitae. In chiusura dell’e-mail specificate che cosa inserite in allegato: il cv o altri documenti utili a valutarvi e farvi conoscere (come il portfolio in caso di lavori creativi). La dicitura potrebbe essere “Invio in allegato il mio curriculum vitae… “. Evitate di usare forme poco corrette come “Vi allego” o “Le allego”.
Verificate che l’allegato non sia troppo pesante (mai superiore ad 1Mb, meglio se inferiore ai 500Kb) altrimenti l’email potrebbe non arrivare a destinazione oppure finire nello spam. E’ preferibile che il Curriculum vitae sia in formato Pdf. Se realizzate il Cv in Doc, una volta terminato potete salvarlo in Pdf, o stamparlo, firmarlo e scannerizzarlo, salvandolo nel medesimo formato. Perchè questo consiglio? Innanzitutto un file pdf non è modificabile, mentre un documento Word potrebbe essere modificato da chiunque. Inoltre questo tipo di file può essere ottimizzato per risultare più leggero, è più professionale ed è facile che chi lo riceve possieda il programma adatto per aprirlo.
9. NON DIMENTICATE LA FIRMA
A termine della mail, firmate con nome e cognome per esteso (evitate Dott./Dott.ssa prima del nome). Sotto la firma scrivete anche indirizzo, telefono fisso, cellulare ed e-mail, così i vostri contatti saranno immediatamente a disposizione. Può essere una buona idea indicare anche il proprio recapito Skype, se si possiede, ed eventualmente linkare i propri profili Social, se professionali o riferiti a network prevalentemente professionali, quali LinkedIn.
10. PERSONALIZZATE LA LETTERA DI PRESENTAZIONE
Ultimo consiglio davvero importante. Per ogni azienda alla quale scrivete, dovete creare una lettera di presentazione. Non potete creare una email e inviarla a tante aziende diverse pensando di risparmiare tempo e fatica. Così facendo infatti avrete quasi la certezza di passare inosservati o di far finire il vostro cv direttamente nel cestino.
Tenete presente che i responsabili del personale e selezionatori ricevono ogni giorno tantissime candidature (a volte centinaia o migliaia) e se la vostra non spiccherà su tutte le altre, non verrà mai presa in considerazione. Chi la riceve deve avere la chiara impressione che voi siete davvero molto interessati a quel posto di lavoro, che avete letto il loro annuncio e pensate di essere la persona più indicata per quella posizione, o che siete davvero motivati a lavorare per quell’azienda.
Probabilmente vi siete resi conto di aver commesso uno o più errori nella redazione della vostra lettera di presentazione via mail, ma non è il caso di abbattersi. Potete utilizzare i consigli di questa mini guida per candidarsi via mail che vi abbiamo dedicato come punto di partenza per apportate le modifiche necessarie e rendere efficace il testo da inviare per la candidatura.
